Завірення копій документів — це процедура, яка гарантує офіційну відповідність копії оригіналу та дозволяє використовувати її у всіх передбачених законом випадках: для подачі в держоргани, банки, суди, на роботі чи в навчальних закладах. Помилки при завіренні часто призводять до відмови у прийомі документу, втрати часу й додаткових витрат. Щоб уникнути цих проблем, важливо знати, як і хто має право завіряти копії, які обов’язкові реквізити і формулювання використовувати, а також розуміти нюанси для різних типів документів.
Хто має право завіряти копії документів — найважливіші правила
В Україні існує кілька груп осіб та організацій, яким законом дозволено засвідчувати вірність копії з оригіналу. Вибір залежить від того, куди подається документ, і вимог конкретної установи.
- Нотаріуси. Має універсальну юридичну силу, приймається у більшості ситуацій — від судових процесів до оформлення спадщини.
- Уповноважені особи підприємств, установ, організацій — для внутрішнього обігу або передачі до інших держструктур.
- Банківські працівники — для фінансових операцій та підтвердження особи клієнта.
- Державні органи (наприклад, РАЦС, міграційна служба) — у своїй сфері компетенції.
- Особи, визначені законом (наприклад, староста села, якщо документ стосується місцевих питань).
Важливо: якщо у вимогах до документів прямо вказано «нотаріально засвідчена копія», жоден інший тип завірення не підійде.
Коли достатньо підпису керівника чи бухгалтера
Внутрішній документообіг у компаніях, а також подання документів до більшості контролюючих органів зазвичай не потребує нотаріального завірення. У таких випадках копію може засвідчити керівник, головний бухгалтер, кадровик або інша вповноважена особа організації.
- Підпис ставиться на кожній сторінці копії.
- Обов’язково зазначаються посада, ПІБ, дата завірення.
- Ставиться печатка (якщо печатка використовується).
Завірення документів для подачі в суди та державні органи
Для судових справ, подачі у державні органи, отримання ліцензій, віз або реєстрації часто потрібне нотаріальне засвідчення. Така копія має найвищу юридичну силу. Нотаріус перевіряє оригінал і робить відповідний запис із зазначенням усіх необхідних реквізитів, проставляє свою печатку та підпис.
Як правильно оформити завірену копію — покрокова інструкція
Незалежно від того, хто здійснює завірення, існує чітка структура запису, яку треба дотримуватися для визнання копії дійсною.
Обов’язкові реквізити для завірення
- Позначка: «Згідно з оригіналом» або «Копія вірна».
- Посада особи, яка завіряє (наприклад, директор, головний бухгалтер, нотаріус).
- Підпис цієї особи із розшифруванням (ініціали та прізвище).
- Дата засвідчення копії.
- Печатка організації або нотаріуса (якщо використовується).
Правильний порядок дій для завірення копії
Щоб завірена копія не викликала питань у приймаючої сторони, дотримуйтеся наступного порядку:
- Зніміть копію з оригіналу (сканування або ксерокс).
- Перевірте, щоб усі сторінки були чітко читабельні, без затемнень чи пропусків.
- На кожній сторінці у нижньому правому куті напишіть фразу «Згідно з оригіналом» або «Копія вірна».
- Під підписом обов’язково вкажіть посаду, ПІБ, дату. Якщо копія складається з кількох сторінок, на останній — робиться підпис та печатка, а на решті — розпис або коротка відмітка.
- Поставте печатку організації, якщо це передбачено (у багатьох випадках після 2017 року печатка не є обов’язковою, але деякі органи все ще її вимагають).
Порада: якщо копія складається з декількох аркушів, їх слід пронумерувати, прошити й засвідчити підписом та печаткою на місці прошивки.
Нотаріальне завірення: що потрібно знати і які документи готувати
Нотаріус — головна фігура, коли йдеться про копії для міжнародних відносин, суду чи особливо важливих операцій. Такий спосіб завірення гарантує максимальну довіру до документу.
Які документи треба надати нотаріусу
- Оригінал документа, з якого робиться копія.
- Паспорт або інший документ, що посвідчує особу заявника.
- За необхідності — документи, що підтверджують право на звернення (наприклад, довіреність).
- Копії, які мають бути засвідчені (якщо їх зробили заздалегідь), або домовтесь про ксерокопіювання у нотаріуса.
Як виглядає нотаріальна посвідка на копії
Нотаріус робить спеціальний напис, у якому зазначається, що копія вірна оригіналу, додається дата, номер реєстру й особистий підпис нотаріуса. Додається печатка.
- Напис виконується українською мовою.
- Якщо копія складається з кількох аркушів, вони прошиваються й пронумеровуються.
- Вартість нотаріальної дії залежить від тарифів та кількості сторінок.
Пам’ятайте: нотаріус не має права засвідчити копію документа, оформленого неправильно або з пошкодженнями, а також копію копії, а не оригіналу.
Особливості завірення різних типів документів
Кожен вид документа має свої нюанси під час завірення. Ось основні особливості для найпоширеніших випадків.
Паспорт громадянина України та ID-картка
Для завірення копії паспорта старого зразка необхідно скопіювати всі сторінки з особистими даними, а також сторінки з відмітками про реєстрацію місця проживання. У випадку з ID-карткою обов’язково додається витяг про реєстрацію місця проживання (довідка з Державного реєстру).
- На кожній сторінці ставиться позначка «Згідно з оригіналом».
- Обов’язково пронумерувати сторінки, якщо їх декілька.
- Завірення виконується нотаріусом або уповноваженою особою за стандартною процедурою.
Документи про освіту
Дипломи, свідоцтва, додатки до дипломів — ці документи часто вимагають завірення для подання у закордонні виші або при працевлаштуванні. Тут важливо завіряти не лише основний документ, а й додатки до нього, якщо вони містять оцінки чи іншу важливу інформацію.
- Копія має містити всі сторінки документа та додатків.
- Прошивка обов’язкова для багатосторінкових документів.
- Підпис і печатка на останній сторінці або на місці прошивки.
Деякі іноземні установи вимагають апостиль або консульську легалізацію після нотаріального завірення документів про освіту.
Довіреності, витяги та інші юридичні документи
Копії довіреностей, свідоцтв про право власності, витягів із реєстрів та інших юридично значущих документів особливо часто потребують нотаріального завірення, адже саме це підтверджує їхню чинність перед державними та приватними структурами.
- Оригінал обов’язково пред’являється нотаріусу.
- На копії вказується повна назва документа, серія та номер.
- Якщо документ багатосторінковий — обов’язково прошивати та нумерувати аркуші.
- Для свідоцтв про народження, шлюб, смерть — нотаріус перевіряє відповідність формуляру згідно з держреєстрами.
Завірені копії таких документів часто мають обмежений строк дії — це залежить від вимог тієї установи, куди подаєте документи. Зазвичай дійсні протягом 1–6 місяців.
Основні помилки під час завірення копій і як їх уникнути
Недотримання стандартів оформлення часто призводить до відмови у прийомі документів. Щоб не втратити час і нерви, варто уникати типових помилок.
- Відсутність підпису чи розшифрування. Без чіткого підпису та ПІБ особи, яка завіряє, копія вважається недійсною.
- Використання “копії копії”. Завіряти можна лише копію, зроблену з оригіналу — копію з копії не приймають.
- Відсутність дати. Будь-яка завірена копія повинна містити точну дату оформлення.
- Немає печатки (у випадках, коли вона обов’язкова). Для низки органів печатка залишається критичною — особливо для документів юридичних осіб.
- Не всі сторінки завірені. Якщо документ багатосторінковий, на кожній сторінці має бути відповідна позначка або підпис, прошивка та нумерація.
- Помилки у формулюваннях. Написи типу “Копія дійсна” чи “Для подання за місцем вимоги” не мають юридичної сили. Використовуйте стандартизовані фрази (наприклад, “Згідно з оригіналом”).
- Використання олівця, факсиміле чи копій підпису. Завірення виконується лише особистим підписом від руки.
Як уникнути відмови у прийомі завіреної копії
Щоб ваша копія була прийнята з першого разу, дотримуйтеся простих рекомендацій:
- Перед оформленням дізнайтеся точні вимоги установи — чи потрібно нотаріальне завірення, чи достатньо підпису керівника.
- Оформлюйте копію одразу на чистому, якісному папері; не допускайте плям, розмитостей чи затертостей.
- Всі написи робіть чорнилом або кульковою ручкою темного кольору.
- Контролюйте, щоб усі сторінки містили ідентичні реквізити.
- У разі прошивки — не забудьте про підпис та печатку на звороті прошивки.
У сумнівних випадках завжди можна проконсультуватися з нотаріусом або юристом, щоб уникнути помилок і повторної подачі документів.
Завірення копій для подачі за кордон — особливі вимоги
Завірення документів для іноземних установ має низку особливостей. Залежно від країни призначення та типу документа, звичайного нотаріального завірення часто недостатньо.
Апостиль і легалізація: коли і для чого потрібні
- Апостиль — спеціальний штамп, що ставиться після нотаріального завірення документа для використання в країнах, які є учасниками Гаазької конвенції.
- Консульська легалізація — складніша процедура для країн, які не приймають апостиль. Потрібна додаткова перевірка у МЗС та консульстві держави призначення.
- Переклад. Офіційний переклад документа та копії повинен бути завірений нотаріально.
- Чітке дотримання вимог приймаючої сторони. В окремих країнах вимагають, щоб кожна сторінка копії була окремо засвідчена, або ж щоб усі документи були прошиті й пронумеровані.
Підготовка пакету документів для іноземних організацій
Під час подачі документів за кордон звертайте увагу на такі нюанси:
- Перед завіренням переконайтеся, що переклад здійснює ліцензований перекладач, а не фізична особа без відповідної кваліфікації.
- Деякі країни вимагають подвійного завірення: спочатку нотаріусом, потім у відповідній державній установі.
- Пакет документів має містити копію оригіналу, переклад і завірення обох частин.
Рекомендація: завчасно уточнюйте у консульстві або приймаючій установі перелік і формат документів, необхідних для подачі. Вимоги можуть суттєво відрізнятися навіть у межах однієї країни.
Тонкощі завірення електронних копій та сканів
З появою електронного документообігу дедалі частіше виникає питання про засвідчення цифрових копій. Формально скан копії документа не має юридичної сили, якщо не підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або не містить електронної печатки.
Як правильно завіряти електронні копії
- Сканована копія повинна бути ідентичною оригіналу та містити всі сторінки.
- Завірення відбувається шляхом накладення КЕП особи, яка має на це право (керівник, уповноважений працівник, нотаріус).
- У тексті електронного документа додається аналогічний напис: “Згідно з оригіналом”, із зазначенням ПІБ, посади, дати підпису, а також електронної печатки (за наявності).
- Електронна копія з КЕП має юридичну силу лише в межах електронного документообігу.
Випадки, коли електронна копія не підходить
У багатьох державних органах, судах та банках досі приймають лише паперові копії з живим підписом і печаткою. Але для більшості внутрішніх процесів компаній, а також подачі документів у цифрових сервісах електронне завірення вже стало стандартом.
Завжди уточнюйте, чи приймає ваша установа електронні копії, завірені КЕП, щоб уникнути непорозумінь і затримок із розглядом документів.
Практичні лайфхаки для швидкого та безпечного завірення копій
Щоб процедура завірення проходила без зайвих зволікань, скористайтеся наступними порадами, що зекономлять час і нерви.
- Готуючи копії, одразу робіть кілька екземплярів — це дозволить уникнути повторного звернення, якщо знадобиться ще одна копія.
- Завжди залишайте собі один екземпляр завіреної копії, особливо якщо документ подається до кількох організацій.
- Підпис та печатку ставте лише після перевірки всіх реквізитів і читабельності копії.
- Під час завірення електронних копій — зберігайте оригінальні файли КЕП та електронних печаток, щоб мати змогу підтвердити справжність документа у разі сумнівів.
- Пам’ятайте, що копії документів, які містять персональні дані, слід зберігати та передавати згідно з вимогами закону про захист персональних даних.
Якщо копію документа потрібно переслати поштою, ретельно пакуйте її у непрозорий конверт і надсилайте рекомендованим листом із повідомленням про вручення.
Що робити, якщо копію все ж не прийняли
Навіть за дотримання всіх правил іноді трапляються відмови у прийомі завірених копій. У такій ситуації головне — не панікувати, а діяти поетапно.
- З’ясуйте причину відмови. Попросіть письмове або усне пояснення, які саме зауваження до оформлення копії.
- Перевірте реквізити копії: чи є всі підписи, дати, печатки, чи правильна формула завірення.
- За необхідності підготуйте новий комплект копій, виправивши недоліки.
- Якщо є підозра, що відмова необґрунтована, вимагайте посилання на конкретну норму закону або внутрішній регламент установи.
- У разі упередженого ставлення чи зловживань — звертайтеся зі скаргою до вищого керівництва або профільного державного органу.
Пам’ятайте: жодна організація не має права вимагати завірення копії способом, не передбаченим чинним законодавством. Якщо вимоги суперечать закону, ви можете їх оскаржити.
Завірення копій у спеціальних випадках — нюанси для різних сфер
Деякі сфери діяльності та типи документів мають власні правила й особливості щодо завірення копій. Ось які нюанси потрібно враховувати.
Копії для банківських операцій
Банки часто вимагають завірені копії паспортів, довідок про доходи, ідентифікаційних кодів. У більшості випадків достатньо підпису працівника банку та печатки, але для іпотечних операцій, оформлення великих кредитів чи депозитів можуть вимагати нотаріального завірення.
- Перед подачею уточнюйте у менеджера, який вид завірення потрібен.
- Не подавайте копії без особистої присутності — банк часто перевіряє оригінал на місці.
- Зберігайте всі чеки та підтвердження подачі документів.
Документи для державної реєстрації
Під час реєстрації бізнесу, нерухомості, транспортних засобів або змін у статутних документах необхідно подавати копії, засвідчені за правилами, встановленими відповідним реєстратором.
- Для більшості реєстрацій — нотаріус або підпис керівника підприємства.
- Документи часто потребують прошивки та нумерації сторінок.
- Іноді реєстратор може засвідчити копію самостійно — уточнюйте це під час подачі заяви.
Копії для податкових органів
Державна податкова служба приймає копії документів, завірені підписом керівника підприємства або фізичної особи-підприємця, а також печаткою (за наявності). Для окремих випадків (наприклад, повернення ПДВ чи перевірки) можуть вимагати нотаріальне завірення.
- Копії подаються разом з оригіналами для перевірки.
- Всі реквізити обов’язкові: підпис, ПІБ, дата, печатка.
- У разі відсутності печатки на підприємстві — це зазначається окремо у супровідному листі.
Освітні документи для вступу або роботи
Університети та роботодавці вимагають завірені копії дипломів, свідоцтв, додатків про оцінки. Часто достатньо підпису кадровика або секретаря, але при подачі в іноземні установи обов’язкове нотаріальне завірення й апостиль.
- Завіряйте копії лише з оригіналу, разом із додатками.
- Прошивайте документи, якщо більше однієї сторінки.
- Уточнюйте вимоги щодо форми завірення у приймальній комісії чи HR-відділі.
Важливо: для подачі документів онлайн більшість вишів та роботодавців приймають скан-копії із накладеним електронним підписом відповідальної особи.
Як правильно зберігати завірені копії
Завірені копії часто містять конфіденційну інформацію, тому їх потрібно зберігати відповідально, щоб уникнути втрати чи несанкціонованого доступу.
- Зберігайте копії окремо від оригіналів, у захищених папках або сейфах.
- Не скріплюйте завірені копії з іншими документами степлером чи скотчем, щоб не пошкодити реквізити.
- Для електронних копій використовуйте захищені хмарні сервіси з двофакторною авторизацією.
- Не залишайте копії у відкритому доступі — це порушення закону про персональні дані.
- Знищуйте копії, які стали непотрібними, за допомогою шредера або інших способів безпечної утилізації.
Якщо копія містить персональні чи фінансові дані — інформуйте уповноважену особу про її передачу чи знищення.
Типові формулювання для завірення копій — зразки, які приймають усі
Неправильне формулювання — одна з найпоширеніших підстав для відмови. Ось стандартні фрази, які рекомендується використовувати:
- «Згідно з оригіналом»
- «Копія вірна»
- «Вірно»
Після фрази обов’язково додають:
- Посаду особи, яка завіряє (наприклад: директор ТОВ “Ромашка”)
- Підпис і розшифрування (ПІБ повністю)
- Дата завірення (наприклад: 20 березня 2025 р.)
- Печатка, якщо потрібно
Зразок:
Згідно з оригіналом
Директор ТОВ “Ромашка” ____________ Іваненко І.В.
20 березня 2025 р.
Зразок для багатосторінкового документа
Якщо копія складається з кількох сторінок, на останньому аркуші робиться позначка:
«Згідно з оригіналом. Усього прошито, пронумеровано та скріплено печаткою ___ (кількість) аркушів.»
Директор ТОВ “Ромашка” ____________ Іваненко І.В.
20 березня 2025 р.
Ці формулювання приймаються у всіх державних органах, судах, банках і навчальних закладах.
Не використовуйте фрази “Копія дійсна протягом трьох днів” чи “Для подання за місцем вимоги” — вони не мають юридичної сили для завірення.
Нюанси завірення копій іноземних документів в Україні
Часто виникає потреба завірити копії документів, виданих за кордоном. Тут діють особливі правила, які визначають порядок використання таких документів у державних органах та приватних структурах України.
- Іноземний документ спершу підлягає легалізації чи апостилю у країні видачі (якщо це потрібно).
- Після легалізації/апостилювання документ перекладають на українську мову через офіційного перекладача.
- Переклад та оригінал (або нотаріально завірена копія) подаються до українського нотаріуса, який засвідчує відповідність копії оригіналу та правильність перекладу.
- Лише після цього копія такого документа отримує юридичну силу в Україні.
Увага: нотаріус має право відмовити у завіренні копії, якщо документ не легалізований або не містить апостиля, якщо це прямо передбачено для цієї країни.
Часті запитання щодо завірення копій — експертні відповіді
- Чи можу я самостійно завірити копію “для себе”?
Для особистого користування — так, але така копія не має сили для офіційних установ. Офіційно завіряти копії може лише уповноважена особа, нотаріус або керівник підприємства. - Чи обов’язкова печатка після 2017 року?
Для більшості приватних компаній печатка не є обов’язковою, але багато державних органів все ще її вимагають. Завжди уточнюйте вимоги установи. - Чи можна завірити копію документа, виданого іншою країною?
Можна, якщо документ легалізований або апостильований, перекладений офіційно та завірений нотаріусом в Україні. - Чи можна завірити копію електронного документа?
Так, якщо електронний документ містить КЕП (кваліфікований електронний підпис) і відповідає вимогам електронного документообігу. - Який строк дії завіреної копії?
Закон не встановлює загального строку дії, але більшість установ приймають копії, засвідчені не пізніше 1–6 місяців до подачі.
Висновок
Правильне завірення копій — це гарантія того, що ваші документи приймуть із першого разу без зайвих питань та затримок. Дотримуйтеся стандартних формулювань, ретельно перевіряйте реквізити, враховуйте специфіку різних установ і типів документів. Якщо виникають сумніви, не соромтеся звертатися до нотаріуса або юриста — це допоможе вберегти час, гроші та нерви. Сучасні правила дозволяють завіряти копії як у паперовому, так і в електронному вигляді, головне — діяти за законом і уважно читати вимоги до оформлення. Нехай ваші документи завжди працюють “на вас”, а не проти вас.
